Pengertian Arsip dan Kearsipan Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009
Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:
- Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
- Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
- Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
- Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
- Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
- Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
- Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
- Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
- Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
RECORDS CONTINUUM MODEL (RCM)
(Machmoed Effendhie)
Apa itu Records Continuum Model?
Records Continuum Model (Kennedy dan Schauder, 1998): adalah satu model pengelolaan arsip dengan pengendalian yang jelas sejak arsip tersebut tercipta sampai arsip tersebut dapat diakses oleh publik atau dipublikasikan. Model ini tidak berhenti sampai pada penyusutan (disposal) saja, seperti model Life Cycle of Records.
Terminologi:
A consistent and coherent regime of management processes from the time of creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping system), through to the preservation and use of records as archives. (suatu pedoman yang konsisten dan koheren dalarn proses pengelolaan arsip sejak penciptaannya dan sebelum penciptaan dalam rangka mencapai recordkeeping system sampai pada preservasi dan penggunaan arsip statis)
Records Continuum Model ini di kembangkan oleh Records Continuum research Group dari Monash University. Lembaga yang dimotori oleh Professor Sue McKemmish telah menghasilkan puluhan laporan penelitian. Gagasan menghadirkan model ini antara lain didorong untuk memadukan dua profesi yang sebenarnya mempunyai wilayah garapan yang sama yakni records manager (ahli arsip dinamis) dan archivist (ahli arsip statis). Hanya saja, batas-batas wilayah bidang garapan kedua ahli terkadang sangat kaku, baik dari aspek teknis maupun teori.
Model records continuum bukan alternatif bagi life cycle of records
• The records continuum is not simply an alternative of the lift cycle ways of viewing the creations, maintenance, and disposition of records. Nor is it merely a metaphor for the integrated approaches to management that are needed, although it can serve this purpose. It is a concept which enables to view recordkeeping processes in an integrated fashion. Like any concept, however, it can be approached from different perspectives. Indeed, in a continuum the elements are by definitions indeterminate, so to view their for management purposes you have to set up a perspectives... (Records continuum bukan satu-satunya alternatif bagi life cycle untuk memandang penciptaan, penggunaan, dan penyusutan arsip. Records continuum juga bukan satu-satunya pengganti manajemen arsip terpadu yang harus digunakan, meskipun sebenarnya hal ini memungkinkan untuk itu. Records continuum adalah suatu konsep yang memberikan cara pandang bagaimana proses recordkeeping ada pada fashion yang terpadu. Seperti halnya konsep‑konsep yang lain, records continuum dapat dilihat dari pendekatan perspektif yang berbeda. Toh begitu, unsur-unsur dalam continuum juga terbatas sehingga untuk memandangnya sebagai manajemen, Anda harus membangun suatu perspektif).
Tiga perspektif dalam Model Records Continuum
• curent recordkeeping
• regulatory recordkeeping
• historical recordkeeping
Current Recordskeeping
memandang pada apa yang harus dilakukan untuk menangkap (to capture) atau menciptakan suatu arsip dan menentukan konteks penciptaannya sehingga dapat ditemukan kembali (to be recalled), disajikan, dan didistribusikan selama arsip itu bernilai guna keberlanjutan.
Regulatory Recordskeeping
memandang bagaimana arsip-arsip dapat distandarisasikan, dikontrol, dan diawasi
Historical Recordskeeping
menitikberatkan perhatian atas apa yang harus dilakukan untuk memelihara dan mengelola makna yang terkandung dalam suatu arsip sepanjang waktu
Ketiga perspektif tersebut terkait dengan banyak tujuan untuk kepentingan organisasi pencipta atau masyarakat luas secara bersama-sama atau sepanjang waktu. Dari ketiga perspektif tersebut, tampak bahwa records continuum meletakkan keberadaan arsip secara integral, tidak membedakan salah satu secara terpisah sehingga arsip pada tahap penciptaannya secara simultan bernilai guna primer dan sekunder.
RCM DAN LIFE CYCLE OF RECORDS
• model records continuum merupakan gabungan antara first life cycle (records management) dan second life cycle (archives administrations). Model records continuum juga mengenal tahapan seperti pada life cycle, namun hanya sebagai titik acuan, bukan sebagai fungsi sebagaimana dalam records management system
• Records Continuum merupakan suatu model keberlanjutan dalam konstruksi ruang-waktu, bukan model kehidupan seperti life cycle
EMPAT POROS RCM
• poros identitas/otoritas (identity/authority)
• kebuktian (evidentiality)
• transaksi (transactionality),
• entitas recordkeeping
Setiap poros terdiri atas empat koordinat yang dapat dihubungkan secara dimensional (dimensi 1: Create; dimensi 2: Capture; Dimensi 3: Organise; Dimensi 4: Pluralise).
Poros identitas (identity)
• merepresentasikan pelaku (actor), unit kerja beserta pelaku lainnya (atau bisa actor itu sendiri), organisasi yang disatukan dengan unit kerja (atau dapat juga aktor atau unit kerja itu sendiri) dan gabungan dari ketiga unsur tersebut akan menampilkan identitas yang terlembagakan dalam situasi sosial yang lebih luas.
• poros ini merupakan identitas asal-usul struktural (structural provenance), serta otoritas dan tanggung jawab lembaga yang menciptakan dan menggunakan arsip.
• poros ini ini juga pada dasarnya berkaitan dengan dua hal, yaitu bahwa arsip statis (archives) harus dihubungkan dengan penciptanya (records creator), dan bahwa arsip merefleksikan otoritas dan tanggung jawab yang mendukung suatu tindakan (act).
Poros kebuktian (evidentiality)
• terdiri atas tanda kebuktian dari sutau aktivirtas yang tercermin dalam arsip, dan memori organisasi serta memori kolektif.
Poros transaksional (transactionality),
• merefleksikan tentang tindakan, aktivitas, tujuan, dan fungsi organisasi. Dalam poros ini, arsip dipandang sebagai cermin dari tindakan-tindakan dalam organisasi sehingga aktivitas-aktivitasdan tujuan organisasi terlihat dalam hubungan antara dokumen. Poros ini juga merefleksikan fungsi organisasi.
Poros recordkeeping
• berkenaan dengan penyimpanan rekaman informasi dari aktivitas organisasi. Koordinatnya adalah dokumen (document), arsip dinamis (records), dan arsip statis (archive).
DIMENSI
Dimensi-dimensi dalam records continuum bersifat holistik, bahkan multidimensional.Dimensi pertama (creating trace) meliputi pelaku yang membuat keputusan dan yang mengkomunikasikan. Dalam dimensi ini dokumen belum dikomunikasikan (pre-communication system). Dimensi pertama, tindakan, komunikasi, dan keputusan harus didokumentasikan. Penciptaan dokumen harus mengandung isi, struktur, aturan, dan penempatan dokumen dalam konteks dan tindakannya serta memudahkan penemuan kembalinya. Selain itu juga harus menyimpan dokumen dan memberikan pengamanannya.
Dimensi kedua (capturing trace as records) meliputi penciptaan dokumen yang memiliki konteks dan mendukung kebuktian tindakan sosial dan organisasi yang bertanggungjawab. Dalam arsip kertas, dimensi, ini mirip filing management yang meliputi klasifikasi, coding dan retrieval. Pelaku pada dimensi pertama dan kedua antara lain desktop operator, manajer, maupun recordkeeping professionals. Dimensi kedua, proses recordkeeping dan sistemnya diimplementasikan menurut syarat-syarat desain, standar, dan model terbaik yang dibangun dalam dimensi ketiga dan keempat. Proses dan sistem yang diimplementasikan adalah penciptaan arsip pada saat tertentu dalam proses bisnis/organisasi, penciptaan dan pemeliharaan metadata yang dibutuhkan untuk menjamin kualitas arsipnya (yakni metadata yang menempatkan arsip‑arsip yang berhubungan dengan arsip-arsip lain dan menghubungkannya dengan aktivitas dan konteksnya), dan untuk mengelola penggunaannya (kelengkapanya, keakuratannya, dan kehandalannya) dan aksesibilitas setiap waktu, pendistribusian arsip untuk digunakan setiap waktu menurut ijin akses yang sesuai, dan pandangan pengguna serta penyimpanan dan pengamanan arsip sepanjang waktu.
Dimensi ketiga (organising the records as memory) terdiri atas pengorganisasian recordkeeping yang menyusun arsip statis sebagai memori bisnis dan fungsionalnya. Dimensi ketiga (bersifat "ke dalam" untuk membentuk, mengelola, dan menyediakan akses bagi memori perusahaan atau organisasi) : berkenaan dengan identifikasi persyaratan personal dan perusahaan/organisasi bagi kebuktian pokok yang berfungsi sebagai memori personal atau perusahaan/organisasi, penyusunan metode recordkeeping pada asal seseorang atau perusahaan, pengembangan dasar-dasar pengetahuan organisasional dan skema klasifikasi yang mewakili konteks recordkeeping personal atau perusahaan, peletakan strategi tempat simpan dan migrasi arsip, serta pengembangan strategi akses menurut peraturan asal seseorang atau perusahaan secara khusus.
Dimensi keempat (pluralising the memory) menjelaskan tentang memori sosial, kesejarahan, dan kultural untuk tujuan sosial serta peran individu serta organisasi. Dimensi ketiga dan keempat dianggap sebagai dimensi kontrol, regulasi, standarisasi, dan pengawasan. Dimensi keempat (bersifat "ke luar," berkaitan dengan penyusunan memori kolektif lintas organisasi dan batas bukum): berkenaan dengan identifikasi atau rekaan masalah sosial dan budaya sebagai bukti utama yang berfungsi sebagai memori kolektif, penyusunan metode recordkeeping yang dapat membawa arsip diluar kehidupan organisasi atau personal, pengembangan dasar‑dasar pengetahuan dan skema klasifikasi yang mewakili konteks fungsional recordkeeping dan konteks stuktural yang paling luas, penempatan strategi tempat penyimpanan dan migrasi yang dapat membawa arsip di luar kehidupan organisasi atau personal, dan pengembangan strategi akses yang mengelola akses lintas hukum.
RCM DAN DOCUMENT IMAGING
Document imaging, yaitu a term applied to a group of technologies and processes whereby an image of a document is captured, stored and retrieved in elecironic form (suatu istilah yang diterapkan pada sekelompok teknologi dan prosesnya tempat suatu citra dokumen ditangkap, disimpan dan ditemukan kembali dalam bentuk elektronis).
Tiga (3) hal yang terkait antara document imaging dengan RCM: (1)Secara tidak langsung arsiparis pada umumnya, telah menerapkan model ini karena arsiparis diberi tugas pokok, kewenangan, hak dan kewajiban dalam mengelola kearsipan. Arti kearsipan di sini meliputi arsip dinamis dan statis. Hal ini tentu saja sangat ideal dengan konsep records continuum karena konsep itu pada dasarnya menghendaki perpaduan antara records manager dan archivist. (2) Penerapan document imaging menghasilkan electronic files yang cocok dengan pendekatan ini. Hal ini bisa dilihat dari statement berikut: "The records continum model offers an integrated approach to managing records, particularly electronic records. The integrated approach ensures that records can be managed appropriately throughout their existence". (Model records continuum membenikan pendekatan terpadu untuk mengelola arsip, khususnya arsip electronik. Pendekatan terpadu ini menjamin arsip tersebut dapat dikelola secara benar sampai pada eksistensinya). (3) Arsiparis di lembaga pemerintah otonom, terlibat dalam mendesain sistem recordkeeping, penilaian arsip sebelum atau pada saat penciptaan, dan penentuan kualitas media simpan arsip.
Apa itu Records Continuum Model?
Records Continuum Model (Kennedy dan Schauder, 1998): adalah satu model pengelolaan arsip dengan pengendalian yang jelas sejak arsip tersebut tercipta sampai arsip tersebut dapat diakses oleh publik atau dipublikasikan. Model ini tidak berhenti sampai pada penyusutan (disposal) saja, seperti model Life Cycle of Records.
Terminologi:
A consistent and coherent regime of management processes from the time of creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping system), through to the preservation and use of records as archives. (suatu pedoman yang konsisten dan koheren dalarn proses pengelolaan arsip sejak penciptaannya dan sebelum penciptaan dalam rangka mencapai recordkeeping system sampai pada preservasi dan penggunaan arsip statis)
Records Continuum Model ini di kembangkan oleh Records Continuum research Group dari Monash University. Lembaga yang dimotori oleh Professor Sue McKemmish telah menghasilkan puluhan laporan penelitian. Gagasan menghadirkan model ini antara lain didorong untuk memadukan dua profesi yang sebenarnya mempunyai wilayah garapan yang sama yakni records manager (ahli arsip dinamis) dan archivist (ahli arsip statis). Hanya saja, batas-batas wilayah bidang garapan kedua ahli terkadang sangat kaku, baik dari aspek teknis maupun teori.
Model records continuum bukan alternatif bagi life cycle of records
• The records continuum is not simply an alternative of the lift cycle ways of viewing the creations, maintenance, and disposition of records. Nor is it merely a metaphor for the integrated approaches to management that are needed, although it can serve this purpose. It is a concept which enables to view recordkeeping processes in an integrated fashion. Like any concept, however, it can be approached from different perspectives. Indeed, in a continuum the elements are by definitions indeterminate, so to view their for management purposes you have to set up a perspectives... (Records continuum bukan satu-satunya alternatif bagi life cycle untuk memandang penciptaan, penggunaan, dan penyusutan arsip. Records continuum juga bukan satu-satunya pengganti manajemen arsip terpadu yang harus digunakan, meskipun sebenarnya hal ini memungkinkan untuk itu. Records continuum adalah suatu konsep yang memberikan cara pandang bagaimana proses recordkeeping ada pada fashion yang terpadu. Seperti halnya konsep‑konsep yang lain, records continuum dapat dilihat dari pendekatan perspektif yang berbeda. Toh begitu, unsur-unsur dalam continuum juga terbatas sehingga untuk memandangnya sebagai manajemen, Anda harus membangun suatu perspektif).
Tiga perspektif dalam Model Records Continuum
• curent recordkeeping
• regulatory recordkeeping
• historical recordkeeping
Current Recordskeeping
memandang pada apa yang harus dilakukan untuk menangkap (to capture) atau menciptakan suatu arsip dan menentukan konteks penciptaannya sehingga dapat ditemukan kembali (to be recalled), disajikan, dan didistribusikan selama arsip itu bernilai guna keberlanjutan.
Regulatory Recordskeeping
memandang bagaimana arsip-arsip dapat distandarisasikan, dikontrol, dan diawasi
Historical Recordskeeping
menitikberatkan perhatian atas apa yang harus dilakukan untuk memelihara dan mengelola makna yang terkandung dalam suatu arsip sepanjang waktu
Ketiga perspektif tersebut terkait dengan banyak tujuan untuk kepentingan organisasi pencipta atau masyarakat luas secara bersama-sama atau sepanjang waktu. Dari ketiga perspektif tersebut, tampak bahwa records continuum meletakkan keberadaan arsip secara integral, tidak membedakan salah satu secara terpisah sehingga arsip pada tahap penciptaannya secara simultan bernilai guna primer dan sekunder.
RCM DAN LIFE CYCLE OF RECORDS
• model records continuum merupakan gabungan antara first life cycle (records management) dan second life cycle (archives administrations). Model records continuum juga mengenal tahapan seperti pada life cycle, namun hanya sebagai titik acuan, bukan sebagai fungsi sebagaimana dalam records management system
• Records Continuum merupakan suatu model keberlanjutan dalam konstruksi ruang-waktu, bukan model kehidupan seperti life cycle
EMPAT POROS RCM
• poros identitas/otoritas (identity/authority)
• kebuktian (evidentiality)
• transaksi (transactionality),
• entitas recordkeeping
Setiap poros terdiri atas empat koordinat yang dapat dihubungkan secara dimensional (dimensi 1: Create; dimensi 2: Capture; Dimensi 3: Organise; Dimensi 4: Pluralise).
Poros identitas (identity)
• merepresentasikan pelaku (actor), unit kerja beserta pelaku lainnya (atau bisa actor itu sendiri), organisasi yang disatukan dengan unit kerja (atau dapat juga aktor atau unit kerja itu sendiri) dan gabungan dari ketiga unsur tersebut akan menampilkan identitas yang terlembagakan dalam situasi sosial yang lebih luas.
• poros ini merupakan identitas asal-usul struktural (structural provenance), serta otoritas dan tanggung jawab lembaga yang menciptakan dan menggunakan arsip.
• poros ini ini juga pada dasarnya berkaitan dengan dua hal, yaitu bahwa arsip statis (archives) harus dihubungkan dengan penciptanya (records creator), dan bahwa arsip merefleksikan otoritas dan tanggung jawab yang mendukung suatu tindakan (act).
Poros kebuktian (evidentiality)
• terdiri atas tanda kebuktian dari sutau aktivirtas yang tercermin dalam arsip, dan memori organisasi serta memori kolektif.
Poros transaksional (transactionality),
• merefleksikan tentang tindakan, aktivitas, tujuan, dan fungsi organisasi. Dalam poros ini, arsip dipandang sebagai cermin dari tindakan-tindakan dalam organisasi sehingga aktivitas-aktivitasdan tujuan organisasi terlihat dalam hubungan antara dokumen. Poros ini juga merefleksikan fungsi organisasi.
Poros recordkeeping
• berkenaan dengan penyimpanan rekaman informasi dari aktivitas organisasi. Koordinatnya adalah dokumen (document), arsip dinamis (records), dan arsip statis (archive).
DIMENSI
Dimensi-dimensi dalam records continuum bersifat holistik, bahkan multidimensional.
Dimensi kedua (capturing trace as records) meliputi penciptaan dokumen yang memiliki konteks dan mendukung kebuktian tindakan sosial dan organisasi yang bertanggungjawab. Dalam arsip kertas, dimensi, ini mirip filing management yang meliputi klasifikasi, coding dan retrieval. Pelaku pada dimensi pertama dan kedua antara lain desktop operator, manajer, maupun recordkeeping professionals. Dimensi kedua, proses recordkeeping dan sistemnya diimplementasikan menurut syarat-syarat desain, standar, dan model terbaik yang dibangun dalam dimensi ketiga dan keempat. Proses dan sistem yang diimplementasikan adalah penciptaan arsip pada saat tertentu dalam proses bisnis/organisasi, penciptaan dan pemeliharaan metadata yang dibutuhkan untuk menjamin kualitas arsipnya (yakni metadata yang menempatkan arsip‑arsip yang berhubungan dengan arsip-arsip lain dan menghubungkannya dengan aktivitas dan konteksnya), dan untuk mengelola penggunaannya (kelengkapanya, keakuratannya, dan kehandalannya) dan aksesibilitas setiap waktu, pendistribusian arsip untuk digunakan setiap waktu menurut ijin akses yang sesuai, dan pandangan pengguna serta penyimpanan dan pengamanan arsip sepanjang waktu.
Dimensi ketiga (organising the records as memory) terdiri atas pengorganisasian recordkeeping yang menyusun arsip statis sebagai memori bisnis dan fungsionalnya. Dimensi ketiga (bersifat "ke dalam" untuk membentuk, mengelola, dan menyediakan akses bagi memori perusahaan atau organisasi) : berkenaan dengan identifikasi persyaratan personal dan perusahaan/organisasi bagi kebuktian pokok yang berfungsi sebagai memori personal atau perusahaan/organisasi, penyusunan metode recordkeeping pada asal seseorang atau perusahaan, pengembangan dasar-dasar pengetahuan organisasional dan skema klasifikasi yang mewakili konteks recordkeeping personal atau perusahaan, peletakan strategi tempat simpan dan migrasi arsip, serta pengembangan strategi akses menurut peraturan asal seseorang atau perusahaan secara khusus.
Dimensi keempat (pluralising the memory) menjelaskan tentang memori sosial, kesejarahan, dan kultural untuk tujuan sosial serta peran individu serta organisasi. Dimensi ketiga dan keempat dianggap sebagai dimensi kontrol, regulasi, standarisasi, dan pengawasan. Dimensi keempat (bersifat "ke luar," berkaitan dengan penyusunan memori kolektif lintas organisasi dan batas bukum): berkenaan dengan identifikasi atau rekaan masalah sosial dan budaya sebagai bukti utama yang berfungsi sebagai memori kolektif, penyusunan metode recordkeeping yang dapat membawa arsip diluar kehidupan organisasi atau personal, pengembangan dasar‑dasar pengetahuan dan skema klasifikasi yang mewakili konteks fungsional recordkeeping dan konteks stuktural yang paling luas, penempatan strategi tempat penyimpanan dan migrasi yang dapat membawa arsip di luar kehidupan organisasi atau personal, dan pengembangan strategi akses yang mengelola akses lintas hukum.
RCM DAN DOCUMENT IMAGING
Document imaging, yaitu a term applied to a group of technologies and processes whereby an image of a document is captured, stored and retrieved in elecironic form (suatu istilah yang diterapkan pada sekelompok teknologi dan prosesnya tempat suatu citra dokumen ditangkap, disimpan dan ditemukan kembali dalam bentuk elektronis).
Tiga (3) hal yang terkait antara document imaging dengan RCM: (1)Secara tidak langsung arsiparis pada umumnya, telah menerapkan model ini karena arsiparis diberi tugas pokok, kewenangan, hak dan kewajiban dalam mengelola kearsipan. Arti kearsipan di sini meliputi arsip dinamis dan statis. Hal ini tentu saja sangat ideal dengan konsep records continuum karena konsep itu pada dasarnya menghendaki perpaduan antara records manager dan archivist. (2) Penerapan document imaging menghasilkan electronic files yang cocok dengan pendekatan ini. Hal ini bisa dilihat dari statement berikut: "The records continum model offers an integrated approach to managing records, particularly electronic records. The integrated approach ensures that records can be managed appropriately throughout their existence". (Model records continuum membenikan pendekatan terpadu untuk mengelola arsip, khususnya arsip electronik. Pendekatan terpadu ini menjamin arsip tersebut dapat dikelola secara benar sampai pada eksistensinya). (3) Arsiparis di lembaga pemerintah otonom, terlibat dalam mendesain sistem recordkeeping, penilaian arsip sebelum atau pada saat penciptaan, dan penentuan kualitas media simpan arsip.
RECORDS MANAGEMENT (MANAJEMEN ARSIP DINAMIS)
Machmoed Effendhie
Dalam persektif hukum pengertian arsip sudah cukup jelas yakni naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan (UU No. 7 tahun 1971). Arsip adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar (UU No. 8, 1997).
Sementara itu, rumusan yang lebih umum mengenai pengertian arsip adalah "rekaman informasi, tanpa memandang media atau karakteristisknya, dibuat atau diterima organisasi yang digunakan untuk menunjang operasional" (Ricks, 1992: 3). Arsip akan lahir dengan sendirinya bila aktivitas-aktivitas dalam pelaksanaan fungsi instansi berjalan. Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus tetapi ia merupakan hasil samping (by product) dari kegiatan organisasi atau instansi. Disini terlihat kaitan erat antara arsip dengan creating agency (instansi penciptanya) sebagai bukti dokumenter mengenai penyelesaian berbagai persoalan, bukti-bukti transaksi maupun perencanaan ke depan dari instansi yang bersangkutan. Oleh karena tiap-tiap instansi mempunyai kekhasan fungsi dan tugasnya maka Records Management yang diterapkan harus memperhatikan aspek fungsi dan substansi informasi yang terkandung dalam arsip. Atau dengan kata lain, records management sebagai suatu sistem harus menyesuaikan lingkup, struktur, dan volume kegiatan instansi atau organisasi. Records management dalam instansi yang bergerak dalam bidang manufaktur, misalnya, tentu berbeda dengan institusi yang bergerak dalam bidang jasa, niaga, atau yang lainnya.
Suatu instansi atau organisasi, baik itu organisasi pemerintah maupun swasta akan menghadapi beban dalam pengendalian produk samping (by product) kegiatan organisasi yaitu berupa arsip. Beberapa organisasi lain tampaknya masih belum mampu mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruang kerja dan ruang perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pada kenyataannya tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer (administrative, legal, fiscal value) maupun sekunder (informational dan evidential value).
Berkaitan erat dengan permasalahan di atas, kalaupun dalam suatu instansi terlihat bahwa dalam penataan fisik arsip sudah tampak rapi namun hal tersebut tidak akan bertahan lama bila sebuah model pengelolaan arsip belum diterapkan secara sempurna dan konsisten. Hal itu karena volume arsip dari hari ke hari senantiasa terus bertambah. Bila sebuah model pengelolaan arsip belum diterapkan, tidak mustahil aliran arsip selanjutnya akan menjadi tidak jelas dan tidak terkendali. Akibat yang paling fatal dari keadaan itu adalah kemungkinan hilangnya arsip yang dikategorikan bernilai tinggi bagi organisasi tersebut atau bahkan bernilai tinggi sebagai warisan budaya secara nasional (national heritage).
Persoalan tersebut seharusnya tidak terjadi apabila instansi mampu mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif) secara benar menurut kaidah manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan (records management) pada tahap proses didefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip (life cycle of records) dari proses penciptaan (creation), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance) sampai dengan arsip tersebut disusutkan (disposition) (Rick, 1993). Sementara itu, arsip statis (arsip yang bernilai guna sekunder) memerlukan pengelolaan tersendiri dalam bingkai archives management atau archives administration. Dalam archives management tercakup beberapa kegiatan yaitu acquisition, description, preventive (conservation), restorative/curative conservation, information services, dan sources publication. Sementara itu, di negara-negara di Asia Tenggara dan Australia telah menerapkan satu model pengelolaan arsip baik itu arsip dinamis maupun arsip statis yang disebut Records Continuum Model.
A. ARSIP, KARYA CETAK, DAN MEDIA REKAM
Arsip selalu terkait erat dengan organisasi penciptanya (creating agency) dan informasi yang terekam tersebut merupakan hasil samping (by-product) dari kegiatan transaksi atau kegiatan operasional organisasi. Untuk membedakan antara arsip dengan informasi yang terekam lainnya seperti bahan pustaka, majalah, koran dan lain-lainnya, atau yang sering disebut sebagai karya cetak atau karya rekam, informasi yang terekam dalam media apapun baru dapat disebut arsip bila memenuhi tiga syarat yaitu isi yang terkandung (content), struktur informasi (structure), dan keterkaitan informasi dengan lembaga penciptanya (context). Dengan kata lain, arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian atau kegiatan dan berisi data yang mempunyai arti secara sosial (Djoko Utomo, 2001: 4).
Dengan begitu terdapat perbedaan tegas antara "information products" dengan "information by-products" (arsip). Dilihat dari asal-usulnya, "information products" sengaja ditulis atau direkam terutama mengenai bermacam-macam persoalan pokok, termasuk karya-karya imajinasi (fiksi), karya-karya hasil pemikiran/ilmiah, karya-karya artistik dan seni, dan karya-karya lainnya yang sejenis. Adapun "information by-products" diciptakan maupun dikumpulkan untuk kegiatan transaksi, administrasi, dan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan aktivitas sosial dan organisasional. Bila dilihat dari aspek tujuannya, "information products" sengaja dirancang untuk didesiminasikan atau dipublikasikan baik itu berupa knowledge, ide, perasaan, opini, entertainment, dan lainnya. Adapun "information by-products" tujuannya untuk memfasilitasi kegiatan organisasi, sebagai bukti aktivitas dan peristiwa yang berkaitan dengan organisasi. Dilihat dari keterkaitannya, "information products" terkait dengan penulisnya, subjeks, penerbit, distributor, dan produsernya. Sementara "information by-products" terkait dengan konteks penciptanya, aktivitas, dan keterkaitan antararsip. Dilihat dari media atau formatnya, tergantung dari penguasaan perorangan atau organisasi penciptanya terhadap perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (McKemmish, 1993: 7)
Media rekam informasi atau arsip dapat dikelompokkan kedalam tiga kelompok, yaitu:
(1) Media rekam kertas. Banyak sebutan untuk media rekam kertas seperti "arsip kertas", "arsip konvensional", "arsip tekstual", "hard-copy", "human readable" atau "paper based records".
(2) Arsip audio visual (audio-visual base records). Termasuk dalam kelompok ini adalah arsip gambar statik (still images), arsip citra bergerak (moving images), dan arsip rekaman suara (sound records).
(3) Arsip komputer atau elektronik (computer/electronic base records). Termasuk dalam kelompok ini adalah data-data yang tersimpan dalam floppy disk, optik, hardisk, dan compact disk.
David Roberts menyebut media rekam informasi nonkertas dengan istilah "Records in Special formats" yang terdiri dari arsip foto (photographs), Arsip Citra bergerak (cine film, videotape, optical digital video disk), Sound recordings (photographic recording, magnetic tape recording, dan optical digital recording), arsip peta dan arsip arsitektural, gambar (drawings), ephemara (poster, leaflet, kartu ucapan selamat, kartu pos, dan tiket), object, art works, publikasi, dan electronic records (Roberts, 1993: 385). Dari ketiga media rekam tersebut, atau dari dua kategori arsip kertas dan nonkertas tersebut, media rekam kertas (paper base records) merupakan media yang paling tinggi penggunaannya baik frekwensi maupun jumlahnya.
Di Indonesia, pengertian "records" dan "archives" dapat ditelusuri dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Perbedaan keduanya terletak pada aspek fungsi penggunaan arsip tersebut. Records adalah arsip dinamis yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan atau dipergunakan secara langsung untuk operasional organisasi pencipta arsip. Arsip Dinamis ini dalam aspek kepentingan penggunaannya juga dibedakan lagi menjadi dua, yakni arsip dinamis aktif (active records/current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records). Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja atau Central Files masing-masing organisasi. Adapun arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekwensi penggunaannya untuk kegiatan administrasi mulai menurun dan arsip ini dikelola dalam satu unit tersendiri yang disebut Records Centre (Pusat Arsip).
Sementara itu, archives atau arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional organisasi penciptanya tetapi masih mempunyai nilai guna sekunder atau permanen (informational dan evidential value). Pengelolaan arsip statis tidak lagi berada di instansi penciptanya, tetapi dikelola oleh lembaga tersendiri ( Arsip Nasional RI, Badan atau Kantor)
Di banyak negara, records manager dan Archivist, masing masing berdiri sendiri sebagai profesi terpisah. Records manager bertanggung jawab terhadap kegiatan records management (arsip dinamis) sedangkan archivist bertanggung jawab terhadap kegiatan archives management atau archives administration (arsip statis). Atau dengan kata lain, seorang records Manager bertugas mengurusi arsip dinamis aktif dan inaktif yang meliputi kegiatan temubalik secara sistematis, pengendalian, pemeliharaan, penyebaran, dan penyusutan arsip di instansinya. Sementara itu, Archivist bertugas mengelola arsip statis mulai dari menyeleksi, menilai dan melestarikan arsip yang oleh instansi penciptanya dinilai mempunyai nilai sejarah (Wallace, 1992: 512). Arsip statis merupakan records (arsip dinamis) yang dipelihara secara permanen untuk rujukan dan penelitian dan sesudah melalui penyeleksian kemudian disimpam dalam institusi kearsipan.
Lembaga-lembaga pendidikan kearsipan di luar negeri sudah lama mengadopsi kurikulum yang dikeluarkan UNESCO yang membedakan dengan jelas antara records management dan administration of modern archives (General Information Programme and UNISIST-UNESCO, 1992). Dari lembaga-lembaga pendidikan tersebut selain melahirkan generalis (misalnya record maneger dan archivist) juga melahirkan spesialis (misalnya ahli bussines records, banking records, medical records, electronc records, ahli konservasi, ahli preservasi, dll). Arsiparis Indonesia, dalam kenyataannya, secara formal mengacu pada pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah (Kepmenpan No. 36, 1990). Dalam Kepmenpan tersebut juga dirinci lagi fungsi dan tugasnya secara berjenjang. Asisten : mampu antara lain mengolah arsip dan atau informasi untuk mendukung kegiatan operasional organisasi. Ajun dibedakan antara jalur ketrampilan dan keahlian. Untuk ketrampilan diharapkan mampu mengolah arsip dan atau informasi, melakukan penataan dan pelestarian arsip. Untuk jalur keahlian: mampu mengelola arsip dan atau informasi, melakukan pengaturan, penggunaan, pengkajian, dan pengembangan sistem kearsipan dengan berbagai aspeknya. Untuk jenjang arsiparis mampu melakukan kegiatan strategis di bidang kearsipan melalui pembinaan, pengkajian dan pengembangan teori dan konsep baru. Dengan begitu, Arsiparis mempunyai dua fungsi yakni harus dapat memberikan sumbangan nyata untuk peningkatan efisiensi operasional instansi (Manajemen arsip dinamis) dan mampu melaksanakan manajemen arsip statis dengan sasaran utama pelestarian bukti pertanggungan jawab nasional dan pewarisan nilai budaya bangsa secara efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Djoko Utomo, "Implementasi Manajemen Arsip Statis sebagai upaya Pelestarian Memori Kolektif dan jati diri Bangsa", Makalah seminar tanggal 16 April 2001 di Lombok, NTB.
Judith Ellis (ed), Keeping Archives. Port Melbourne: D.W. Thorpe, 1993.
Kennedy, Jay & Cherryl Schauder, Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping. South Melbourne: Longman, 1998.
Keputusan Menpan Nomor 36 tahun 1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis.
Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
Ricks, Betty R. (et al)., Information and Image Management: A Records System Approach. Ohio: South Western Publishing, 1992.
Sauki Hadiwardoyo, "Manajemen Kearsipan: Sebuah Pengantar" dalam Jurnal Diploma Fakultas Sastra Universitas Gadjah Mada, Edisi khusus No. 2, 1999, hlm. 2-13.
Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Undang-Undang nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
Wallace, Patricia E. (et al), Records Management: Integrated Information Systems. New-Jersey: Prentice Hall, 1992.
Dalam persektif hukum pengertian arsip sudah cukup jelas yakni naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan (UU No. 7 tahun 1971). Arsip adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar (UU No. 8, 1997).
Sementara itu, rumusan yang lebih umum mengenai pengertian arsip adalah "rekaman informasi, tanpa memandang media atau karakteristisknya, dibuat atau diterima organisasi yang digunakan untuk menunjang operasional" (Ricks, 1992: 3). Arsip akan lahir dengan sendirinya bila aktivitas-aktivitas dalam pelaksanaan fungsi instansi berjalan. Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus tetapi ia merupakan hasil samping (by product) dari kegiatan organisasi atau instansi. Disini terlihat kaitan erat antara arsip dengan creating agency (instansi penciptanya) sebagai bukti dokumenter mengenai penyelesaian berbagai persoalan, bukti-bukti transaksi maupun perencanaan ke depan dari instansi yang bersangkutan. Oleh karena tiap-tiap instansi mempunyai kekhasan fungsi dan tugasnya maka Records Management yang diterapkan harus memperhatikan aspek fungsi dan substansi informasi yang terkandung dalam arsip. Atau dengan kata lain, records management sebagai suatu sistem harus menyesuaikan lingkup, struktur, dan volume kegiatan instansi atau organisasi. Records management dalam instansi yang bergerak dalam bidang manufaktur, misalnya, tentu berbeda dengan institusi yang bergerak dalam bidang jasa, niaga, atau yang lainnya.
Suatu instansi atau organisasi, baik itu organisasi pemerintah maupun swasta akan menghadapi beban dalam pengendalian produk samping (by product) kegiatan organisasi yaitu berupa arsip. Beberapa organisasi lain tampaknya masih belum mampu mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruang kerja dan ruang perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pada kenyataannya tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer (administrative, legal, fiscal value) maupun sekunder (informational dan evidential value).
Berkaitan erat dengan permasalahan di atas, kalaupun dalam suatu instansi terlihat bahwa dalam penataan fisik arsip sudah tampak rapi namun hal tersebut tidak akan bertahan lama bila sebuah model pengelolaan arsip belum diterapkan secara sempurna dan konsisten. Hal itu karena volume arsip dari hari ke hari senantiasa terus bertambah. Bila sebuah model pengelolaan arsip belum diterapkan, tidak mustahil aliran arsip selanjutnya akan menjadi tidak jelas dan tidak terkendali. Akibat yang paling fatal dari keadaan itu adalah kemungkinan hilangnya arsip yang dikategorikan bernilai tinggi bagi organisasi tersebut atau bahkan bernilai tinggi sebagai warisan budaya secara nasional (national heritage).
Persoalan tersebut seharusnya tidak terjadi apabila instansi mampu mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif) secara benar menurut kaidah manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan (records management) pada tahap proses didefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip (life cycle of records) dari proses penciptaan (creation), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance) sampai dengan arsip tersebut disusutkan (disposition) (Rick, 1993). Sementara itu, arsip statis (arsip yang bernilai guna sekunder) memerlukan pengelolaan tersendiri dalam bingkai archives management atau archives administration. Dalam archives management tercakup beberapa kegiatan yaitu acquisition, description, preventive (conservation), restorative/curative conservation, information services, dan sources publication. Sementara itu, di negara-negara di Asia Tenggara dan Australia telah menerapkan satu model pengelolaan arsip baik itu arsip dinamis maupun arsip statis yang disebut Records Continuum Model.
A. ARSIP, KARYA CETAK, DAN MEDIA REKAM
Arsip selalu terkait erat dengan organisasi penciptanya (creating agency) dan informasi yang terekam tersebut merupakan hasil samping (by-product) dari kegiatan transaksi atau kegiatan operasional organisasi. Untuk membedakan antara arsip dengan informasi yang terekam lainnya seperti bahan pustaka, majalah, koran dan lain-lainnya, atau yang sering disebut sebagai karya cetak atau karya rekam, informasi yang terekam dalam media apapun baru dapat disebut arsip bila memenuhi tiga syarat yaitu isi yang terkandung (content), struktur informasi (structure), dan keterkaitan informasi dengan lembaga penciptanya (context). Dengan kata lain, arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian atau kegiatan dan berisi data yang mempunyai arti secara sosial (Djoko Utomo, 2001: 4).
Dengan begitu terdapat perbedaan tegas antara "information products" dengan "information by-products" (arsip). Dilihat dari asal-usulnya, "information products" sengaja ditulis atau direkam terutama mengenai bermacam-macam persoalan pokok, termasuk karya-karya imajinasi (fiksi), karya-karya hasil pemikiran/ilmiah, karya-karya artistik dan seni, dan karya-karya lainnya yang sejenis. Adapun "information by-products" diciptakan maupun dikumpulkan untuk kegiatan transaksi, administrasi, dan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan aktivitas sosial dan organisasional. Bila dilihat dari aspek tujuannya, "information products" sengaja dirancang untuk didesiminasikan atau dipublikasikan baik itu berupa knowledge, ide, perasaan, opini, entertainment, dan lainnya. Adapun "information by-products" tujuannya untuk memfasilitasi kegiatan organisasi, sebagai bukti aktivitas dan peristiwa yang berkaitan dengan organisasi. Dilihat dari keterkaitannya, "information products" terkait dengan penulisnya, subjeks, penerbit, distributor, dan produsernya. Sementara "information by-products" terkait dengan konteks penciptanya, aktivitas, dan keterkaitan antararsip. Dilihat dari media atau formatnya, tergantung dari penguasaan perorangan atau organisasi penciptanya terhadap perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (McKemmish, 1993: 7)
Media rekam informasi atau arsip dapat dikelompokkan kedalam tiga kelompok, yaitu:
(1) Media rekam kertas. Banyak sebutan untuk media rekam kertas seperti "arsip kertas", "arsip konvensional", "arsip tekstual", "hard-copy", "human readable" atau "paper based records".
(2) Arsip audio visual (audio-visual base records). Termasuk dalam kelompok ini adalah arsip gambar statik (still images), arsip citra bergerak (moving images), dan arsip rekaman suara (sound records).
(3) Arsip komputer atau elektronik (computer/electronic base records). Termasuk dalam kelompok ini adalah data-data yang tersimpan dalam floppy disk, optik, hardisk, dan compact disk.
David Roberts menyebut media rekam informasi nonkertas dengan istilah "Records in Special formats" yang terdiri dari arsip foto (photographs), Arsip Citra bergerak (cine film, videotape, optical digital video disk), Sound recordings (photographic recording, magnetic tape recording, dan optical digital recording), arsip peta dan arsip arsitektural, gambar (drawings), ephemara (poster, leaflet, kartu ucapan selamat, kartu pos, dan tiket), object, art works, publikasi, dan electronic records (Roberts, 1993: 385). Dari ketiga media rekam tersebut, atau dari dua kategori arsip kertas dan nonkertas tersebut, media rekam kertas (paper base records) merupakan media yang paling tinggi penggunaannya baik frekwensi maupun jumlahnya.
Di Indonesia, pengertian "records" dan "archives" dapat ditelusuri dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Perbedaan keduanya terletak pada aspek fungsi penggunaan arsip tersebut. Records adalah arsip dinamis yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan atau dipergunakan secara langsung untuk operasional organisasi pencipta arsip. Arsip Dinamis ini dalam aspek kepentingan penggunaannya juga dibedakan lagi menjadi dua, yakni arsip dinamis aktif (active records/current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records). Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja atau Central Files masing-masing organisasi. Adapun arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekwensi penggunaannya untuk kegiatan administrasi mulai menurun dan arsip ini dikelola dalam satu unit tersendiri yang disebut Records Centre (Pusat Arsip).
Sementara itu, archives atau arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional organisasi penciptanya tetapi masih mempunyai nilai guna sekunder atau permanen (informational dan evidential value). Pengelolaan arsip statis tidak lagi berada di instansi penciptanya, tetapi dikelola oleh lembaga tersendiri ( Arsip Nasional RI, Badan atau Kantor)
B. RECORDS MANAGEMENT
Membicarakan arsip sebagai sumber informasi (baik itu untuk kepentingan pengambilan keputusan, pembuktian, fiskal, layanan publik, dll) sesungguhnya membicarakan informasi yang mengendap pada suatu media baik kertas maupun non-kertas yang belum atau tidak dipublikasikan (unpublished recorded information) dan sekaligus membicarakan records management .
Pengelolaan Kearasipan Dinamis yang baik selalu ditandai dengan pengaturan informasinya yang dapat digunakan secara langsung untuk penyelesaian administrasi (proses pengambilan keputusan merupakan bagian dari penyelesaian administrasi). Manajemen kearsipan merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records). Daur hidup arsip meliputi penciptaan (creasion and receipt), pengurusan (distribution), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance), dan penentuan nasib akhir atau penyusutan (disposition) (Riks at al., 2992: 14). Masing-masing tahapan tersebut merupakan sub-sistem tersendiri yang saling berkaitan secara fungsional. Apabila salah satu sub-sistem tersebut tidak berjalan maka akan mengganggu keseluruhan proses sistem Manajemen Kearsipan.
Setidak tidaknya terdapat empat alasan pokok mengapa Manajemen Kearsipan sangat diperlukan, yakni pertama, sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory), kedua sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), ketiga sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan keempat penyusutan berkas kerja (Sauki, 1999: 6).
Dalam sistem manajemen Kearsipan harus mengandung tiga komponen pokok yakni inputs, processes, dan outputs. Komponen input dalam sistem Manajemen Kearsipan merupakan faktor yang sangat penting dalam menggerakan proses untuk mencapai tujuan organisasi. Komponen input dapat terdiri dari informasi (yang terekam dalam media kertas, elektronik atau audio-visual), sarana dan prasarana (termasuk alat-alat kearsipan dan petunjuk manual untuk sistem kearsipan yang diterapkan), dana, dan SDM. Adapun proses mencakup pengelolaan informasi yang terkandung dalam arsip mulai dari penciptaan, pengurusan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Dari sebuah proses manajemen kearsipan akhirnya akan tercipta komponen output yakni informasi yang siap digunakan untuk fungsi primer (penunjang aktivitas instansi)
Informasi sebagai input dapat berupa arsip kertas dan non-kertas. tau dalam bahasa teknis-hukum: informasi yang terekam dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal atau berkelompok dalam angka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan. Equipment dan Supplies dapat berupa perangkat keras dan perangkat lunak sedangkan money sebagai sumber pendanaan yang diperlukan untuk perencanaan, pelaksanaan dan operasional, serta kontrol. Sementara itu people adalah SDM yang dibutuhkan untuk mendukung sistem Manajemen Kearsipan adalah betul-betul yang profesional. Komponen-komponen tersebut merupakan kesatuan sub-sistem sebagai komponen dasar dalam sistem manajemen kearsipan. Apabila salah satu komponen dalam sub-sistem tersebut tidak berjalan maka akan mengacaukan sub-sistem yang lain. Atau dalam konteks ini proses manajemen kearsipan akan mengalami hambatan-hambatan.
Komponen proses adalah keseluruhan total sistem dari fungsi-fungsi manajemen kearsipan yakni records creation/receipt, distribution, use, maintenance, dan disposition.
Records Management merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records). Daur hidup arsip meliputi creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies, microform, computer input/output), Distribution (internal dan external), Use (decision making, documentation, response, reference, legal requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition (inactive storage, archive, discard, destroy) (Ricks at al., 1992: 14). Setidak-tidaknya terdapat empat alasan pokok mengapa Records Management (Manajemen Arsip Dinamis) sangat diperlukan yakni pertama sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory), kedua sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), ketiga sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan keempat penyusutan berkas kerja (Sauki, 1999: 6).
C. ARCHIVES MANAGEMENT DAN WAJAH ARSIPARIS INDONESIA
Aspek layanan publik (terkait dengan nilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional dan pelestarian budaya bangsa: informational dan evidential) termasuk bagian dari manajemen arsip statis (Archives Management). Proses manajemen arsip statis yang menjadi kewenangan lembaga kearsipan di tingkat daerah (propinsi dan kabupaten/kota), setidak-tidaknya mencakup aktivitas sebagai berikut: Acquisition and records appraisal --> description [ISAD(G) dan ISAAR (CPF)] --> Preventive and Conservation --> Restorative atau curative conservation --> Information services --> sources publication.
Membicarakan arsip sebagai sumber informasi (baik itu untuk kepentingan pengambilan keputusan, pembuktian, fiskal, layanan publik, dll) sesungguhnya membicarakan informasi yang mengendap pada suatu media baik kertas maupun non-kertas yang belum atau tidak dipublikasikan (unpublished recorded information) dan sekaligus membicarakan records management .
Pengelolaan Kearasipan Dinamis yang baik selalu ditandai dengan pengaturan informasinya yang dapat digunakan secara langsung untuk penyelesaian administrasi (proses pengambilan keputusan merupakan bagian dari penyelesaian administrasi). Manajemen kearsipan merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records). Daur hidup arsip meliputi penciptaan (creasion and receipt), pengurusan (distribution), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance), dan penentuan nasib akhir atau penyusutan (disposition) (Riks at al., 2992: 14). Masing-masing tahapan tersebut merupakan sub-sistem tersendiri yang saling berkaitan secara fungsional. Apabila salah satu sub-sistem tersebut tidak berjalan maka akan mengganggu keseluruhan proses sistem Manajemen Kearsipan.
Setidak tidaknya terdapat empat alasan pokok mengapa Manajemen Kearsipan sangat diperlukan, yakni pertama, sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory), kedua sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), ketiga sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan keempat penyusutan berkas kerja (Sauki, 1999: 6).
Dalam sistem manajemen Kearsipan harus mengandung tiga komponen pokok yakni inputs, processes, dan outputs. Komponen input dalam sistem Manajemen Kearsipan merupakan faktor yang sangat penting dalam menggerakan proses untuk mencapai tujuan organisasi. Komponen input dapat terdiri dari informasi (yang terekam dalam media kertas, elektronik atau audio-visual), sarana dan prasarana (termasuk alat-alat kearsipan dan petunjuk manual untuk sistem kearsipan yang diterapkan), dana, dan SDM. Adapun proses mencakup pengelolaan informasi yang terkandung dalam arsip mulai dari penciptaan, pengurusan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Dari sebuah proses manajemen kearsipan akhirnya akan tercipta komponen output yakni informasi yang siap digunakan untuk fungsi primer (penunjang aktivitas instansi)Informasi sebagai input dapat berupa arsip kertas dan non-kertas. tau dalam bahasa teknis-hukum: informasi yang terekam dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal atau berkelompok dalam angka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan. Equipment dan Supplies dapat berupa perangkat keras dan perangkat lunak sedangkan money sebagai sumber pendanaan yang diperlukan untuk perencanaan, pelaksanaan dan operasional, serta kontrol. Sementara itu people adalah SDM yang dibutuhkan untuk mendukung sistem Manajemen Kearsipan adalah betul-betul yang profesional. Komponen-komponen tersebut merupakan kesatuan sub-sistem sebagai komponen dasar dalam sistem manajemen kearsipan. Apabila salah satu komponen dalam sub-sistem tersebut tidak berjalan maka akan mengacaukan sub-sistem yang lain. Atau dalam konteks ini proses manajemen kearsipan akan mengalami hambatan-hambatan.
Komponen proses adalah keseluruhan total sistem dari fungsi-fungsi manajemen kearsipan yakni records creation/receipt, distribution, use, maintenance, dan disposition.
Records Management merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records). Daur hidup arsip meliputi creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies, microform, computer input/output), Distribution (internal dan external), Use (decision making, documentation, response, reference, legal requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition (inactive storage, archive, discard, destroy) (Ricks at al., 1992: 14). Setidak-tidaknya terdapat empat alasan pokok mengapa Records Management (Manajemen Arsip Dinamis) sangat diperlukan yakni pertama sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory), kedua sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), ketiga sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan keempat penyusutan berkas kerja (Sauki, 1999: 6).
C. ARCHIVES MANAGEMENT DAN WAJAH ARSIPARIS INDONESIA
Aspek layanan publik (terkait dengan nilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional dan pelestarian budaya bangsa: informational dan evidential) termasuk bagian dari manajemen arsip statis (Archives Management). Proses manajemen arsip statis yang menjadi kewenangan lembaga kearsipan di tingkat daerah (propinsi dan kabupaten/kota), setidak-tidaknya mencakup aktivitas sebagai berikut: Acquisition and records appraisal --> description [ISAD(G) dan ISAAR (CPF)] --> Preventive and Conservation --> Restorative atau curative conservation --> Information services --> sources publication.
Di banyak negara, records manager dan Archivist, masing masing berdiri sendiri sebagai profesi terpisah. Records manager bertanggung jawab terhadap kegiatan records management (arsip dinamis) sedangkan archivist bertanggung jawab terhadap kegiatan archives management atau archives administration (arsip statis). Atau dengan kata lain, seorang records Manager bertugas mengurusi arsip dinamis aktif dan inaktif yang meliputi kegiatan temubalik secara sistematis, pengendalian, pemeliharaan, penyebaran, dan penyusutan arsip di instansinya. Sementara itu, Archivist bertugas mengelola arsip statis mulai dari menyeleksi, menilai dan melestarikan arsip yang oleh instansi penciptanya dinilai mempunyai nilai sejarah (Wallace, 1992: 512). Arsip statis merupakan records (arsip dinamis) yang dipelihara secara permanen untuk rujukan dan penelitian dan sesudah melalui penyeleksian kemudian disimpam dalam institusi kearsipan. Lembaga-lembaga pendidikan kearsipan di luar negeri sudah lama mengadopsi kurikulum yang dikeluarkan UNESCO yang membedakan dengan jelas antara records management dan administration of modern archives (General Information Programme and UNISIST-UNESCO, 1992). Dari lembaga-lembaga pendidikan tersebut selain melahirkan generalis (misalnya record maneger dan archivist) juga melahirkan spesialis (misalnya ahli bussines records, banking records, medical records, electronc records, ahli konservasi, ahli preservasi, dll). Arsiparis Indonesia, dalam kenyataannya, secara formal mengacu pada pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah (Kepmenpan No. 36, 1990). Dalam Kepmenpan tersebut juga dirinci lagi fungsi dan tugasnya secara berjenjang. Asisten : mampu antara lain mengolah arsip dan atau informasi untuk mendukung kegiatan operasional organisasi. Ajun dibedakan antara jalur ketrampilan dan keahlian. Untuk ketrampilan diharapkan mampu mengolah arsip dan atau informasi, melakukan penataan dan pelestarian arsip. Untuk jalur keahlian: mampu mengelola arsip dan atau informasi, melakukan pengaturan, penggunaan, pengkajian, dan pengembangan sistem kearsipan dengan berbagai aspeknya. Untuk jenjang arsiparis mampu melakukan kegiatan strategis di bidang kearsipan melalui pembinaan, pengkajian dan pengembangan teori dan konsep baru. Dengan begitu, Arsiparis mempunyai dua fungsi yakni harus dapat memberikan sumbangan nyata untuk peningkatan efisiensi operasional instansi (Manajemen arsip dinamis) dan mampu melaksanakan manajemen arsip statis dengan sasaran utama pelestarian bukti pertanggungan jawab nasional dan pewarisan nilai budaya bangsa secara efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Djoko Utomo, "Implementasi Manajemen Arsip Statis sebagai upaya Pelestarian Memori Kolektif dan jati diri Bangsa", Makalah seminar tanggal 16 April 2001 di Lombok, NTB.
Judith Ellis (ed), Keeping Archives. Port Melbourne: D.W. Thorpe, 1993.
Kennedy, Jay & Cherryl Schauder, Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping. South Melbourne: Longman, 1998.
Keputusan Menpan Nomor 36 tahun 1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis.
Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
Ricks, Betty R. (et al)., Information and Image Management: A Records System Approach. Ohio: South Western Publishing, 1992.
Sauki Hadiwardoyo, "Manajemen Kearsipan: Sebuah Pengantar" dalam Jurnal Diploma Fakultas Sastra Universitas Gadjah Mada, Edisi khusus No. 2, 1999, hlm. 2-13.
Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Undang-Undang nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
Wallace, Patricia E. (et al), Records Management: Integrated Information Systems. New-Jersey: Prentice Hall, 1992.
UU No.7 Thn 1971 - Ketentuian-ketentuan Pokok Kearsipan
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang :
a. bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahanbukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia dimasa yang lampau, sekarang dan yang akan datang, dan berhubungandengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang Kearsipan;
b. bahwa dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya dibidang kearsipan, materi yang terdapat dalam Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan;
Mengingat: 1. Pasal 5 ayat (1) jo. Pasal 20 ayat (1)Undang-Undang Dasar 1945;
2. Undang-undang No. 5 tahun 1969 (Lembaran-Negara Republik Indonesia tahun 1969 No. 36);
Dengan Persetujuan :
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT GOTONG ROYONG
MEMUTUSKAN:
Mencabut: Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961(Lembaran-Negara tahun 1961 No. 3 1 0).
Menetapkan : Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
BAB I
KETENTUAN-KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan "arsip" ialah:
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan:
a. arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;
b. arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan-kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jawab nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahanpertanggung-jawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
BAB II
TUGAS PEMERINTAH
Pasal 4
(1) Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam wewenang dan tanggung-jawab sepenuhnya dari Pemerintah.
(2) Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf b Undang-undang ini sebagai bukti pertanggung-jawaban nasional, yangpengusahaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihakyang menguasai sebelumnya.
Pasal 5
Dalam melaksanakan penguasaantermaksud dalam Pasal 4 Undang-undang ini Pemerintah berusaha menerbitkan:
a. penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
b. pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.
Pasal 6
Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usaha-usaha:
a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;
b. pendidikan kader ahli kearsipan;
c. penerangan/kontrole/pengawasan;
d. perlengkapan-perlengkapan teknis-kearsipan;dan
e. penyelidikan-penyelidikan ilmiahdibidang kearsipan pada umumnya.
Pasal 7
(1) Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan.
(2) Pemerintah mengatur kedudukan hukumdan kewenangan tenaga ahli kearsipan.
(3) Pemerintahmelakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
BAB III
ORGANISASI KEARSIPAN
Pasal 8
Untuk melaksanakan tugas termaksuddalam Pasal 5 Undang-undang ini, maka Pemerintah membentuk organisasi kearsipanyang terdiri dari:
(1) Unit-unitKearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat danDaerah.
(2) a. Arsip Nasional di Ibu-Kota RepublikIndonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga Kearsipan Nasionalselanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;
b. Arsip Nasional ditiap-tiap lbu-KotaDaerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah TingkatI, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
BAB IV
KEWAJIBAN KEARSIPAN
Pasal 9
(1) Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf bUndang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat.
(2) Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga lembaga danBadan-badan Pemerintah Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkatDaerah.
(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan penyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan swasta dan/atau perorangan.
Pasal 10
(1) Lembaga-lembagaNegara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah wajib mengatur,menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal2 huruf a Undang-undang ini.
(2) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Pusat.
(3) Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan Daerah, serta Badan-badan Pemerintah Pusat ditingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah.
BAB V
KETENTUAN PIDANA
Pasal 11
(1) Barangsiapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang, ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
(2) Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakanhal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat(1) dan ayat (2) Pasal ini adalah kejahatan.
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 12
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan.
Pasal 13
Undang-undangini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar supaya setiap orang dapatmengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.
Disahkandi Jakarta
padatanggal 18 Mei 1971.
PresidenRepublik Indonesia,
SOEHARTO
JenderalT.N.I.
Diundangkandi Jakarta
padatanggal 18 Mei 1971.
SekretarisNegara Republik Indonesia,
ALAMSJAH
LetnanJenderal T.N.I.
====================================================================
PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG No. 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUANPOKOK KEARSIPAN
PENJELASAN PASAL DEMI PASAL
ATAS
UNDANG-UNDANG No. 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUANPOKOK KEARSIPAN
PENJELASAN PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Yangdimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari sesuatuarsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapatdilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film dan lainsebagainya.
Yang dimaksud dengan berkelompokialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan lainyang dihimpun dalam satu berkastersendiri mengenai masalah yang sama.
Dalam pasal ini ditegaskan pulaperbedaan antara fungsi arsip dalam tata pemerintahan (huruf a) dan fungsidalam kehidupan nasional (huruf b). Hakekat daripada perbedaan ini terdapatdalam pasal 4 yakni pengamanan daripada pertanggung-jawaban di bidang nasionaldan di bidang pemerintahan.
Dengan Lembaga-lembaga Negaradimaksudkan Lembaga-lembaga Negara seperti ditetapkan dalam Undang-undang Dasar1945,
Sedangkan yang dimaksudkan denganBadan-badan pemerintahan ialah:
a. seluruhaparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnyauntuk sebagian atau seluruhnya berasal dari pemerintah, dan
b. badan-badanPemerintah yang akan/sudah dilebur pada waktu Undang-undang ini dikeluarkan.
Pasal 2
Arsipmerupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tatakehidupan masyarakat maupun dengan tata-pemerintahan. Pasal 2 ini menegaskanadanya dua jenis sifat dan arti arsip secara fungsionil, yakni :
a. arsipdinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinyamenurutkan fungsinya; dan
b. arsipstatis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagaibahan pertanggung-jawab nasional/pemerintahan.
Adalah perlu sekali ditentukansecara tegas tentang cara-cara penilaian arsip menurut fungsinya ini, baiktentang penentuan nilai dari arti menurut usia/jangka waktu dan/ataupun menurutevaluasi daya-gunanya. Cara-cara penilaian tersebut akan diatur lebih lanjutdalam Peraturan Perundangan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasardalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah sebagai ternyatadalam pasal 5 dan dasar organisasi kearsipan nasional seperti ternyata dalampasal 8 yang sebagai keseluruhan tercakup dalam pasal-pasal 3, 6 dan 7.
Pasal 3
Cukup jelas.
Pasal 4
Pemerintahmenguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsi-fungsinyadalam pasal 2 (huruf a) dan (huruf b) Undang-undang ini. Penguasaan itudlaksanakan dengan cara-cara sebagai berikut :
a. penyelenggaraan tata-kearsipan diseluruh aparatur,
b. menentukansyarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini naskah-naskah:
1. Yangditerima oleh dan/atau terjadi karena pelaksanaan kegiatanperorangan/Badan-badan Swasta yang secara hukum sudah beralih kepadaLembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;
2. Yangkarena perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atauketentuan-ketentuan sebelumnya telah berada dalam tanggung-jawab pusat-pusatpenyimpanan arsip yang telah ditentukan oleh Pemerintah;
3. Yangmerupakan reproduksi dalam bentuk apa pun dari pada arsip dimaksud dalam pasal1 huruf a.
Pengamanan di bidang nasionalmeliputi persoalan dengan cara bagaimana arsip-arsip swasta, perorangan dapatdiselamatkan demi kepentingan nasional.
Demikian Pula soal arsip Pemerintahyang sebelum adanya Undang-undang ini berada di luar penguasaan PemerintahRepublik Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri.
Pasal 5
Pemerintahmenguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsi-fungsinyadalam pasal 2 (huruf a) dan (huruf b) Undang-undang ini. Penguasaan itudlaksanakan dengan cara-cara sebagai berikut :
a. penyelenggaraan tata-kearsipan diseluruh aparatur,
b. menentukansyarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini naskah-naskah:
1. Yangditerima oleh dan/atau terjadi karena pelaksanaan kegiatanperorangan/Badan-badan Swasta yang secara hukum sudah beralih kepadaLembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;
2. Yangkarena perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atauketentuan-ketentuan sebelumnya telah berada dalam tanggung-jawab pusat-pusatpenyimpanan arsip yang telah ditentukan oleh Pemerintah;
3. Yangmerupakan reproduksi dalam bentuk apa pun dari pada arsip dimaksud dalam pasal1 huruf a.
Pengamanan di bidang nasionalmeliputi persoalan dengan cara bagaimana arsip-arsip swasta, perorangan dapatdiselamatkan demi kepentingan nasional.
Demikian Pula soal arsip Pemerintahyang sebelum adanya Undang-undang ini berada di luar penguasaan PemerintahRepublik Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri.
Pasal6
Cukup jelas.
Pasal7
Cukup jelas.
Pasal 8
Dalam organisasi Kearsipanterdapatlah perbedaan azasi yang ditentukan dalam pasal 2, yaitu :
a. arsip dinamis
b. arsip statis/abadi.
Arsip dinamis adalah arsip-arsipaparatur pemerintahan/Negara yang berada dalam lingkungan Lembaga-lembagaNegara yang berada dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badanPemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju kearah pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan nilainya.
Organisasi daripada arsip dinamisini berada dalam Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan yangbersangkutan.
Untuk arsip statis/abadi (pasal 2huruf b) dibentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional RepublikIndonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan)bahan bukti seluruh pertanggung-jawaban Pemerintah maupun Bangsa.
Bahwa karena itu Arsip Nasional disamping kewajibannya melaksanakan tujuan sebagai termaktub dalam psal 3Undang-undang ini, berkewajiban Pula untuk mengolah dan menyediakan bahan-bahanbukti itu guna keperluan ilmiah.
Sesuai dengan luasnya daerahRepublik Indonesia dan tata pemerintahan Republik Indonesia, di tiap-tiapIbukota Daerah tingkat I atau Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerahtingkat I dibentuk pula Arsip Nasional Daerah.
Segala sesuatu yang bersangkutandengan organisasi Kearsipan ini akan diatur lebih lanjut dengan peraturantersendiri.
Pasal 9
Cukup jelas.
Pasal10
Cukup jelas.
Pasal 11
Istilah "memiliki" dalamayat (1) pasal ini ialah sikap perbuatan sebagai pemilik yang sah terhadapsesuatu barang, yakni sikap perbuatan menguasai barang itu seolah-olah iapemiliknya, yang dengan demikian ia dapat berbuat sekehendak hatinya atasbarang tersebut.
Dalam hal ini tidak dipersoalkanperbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan tersebut. Hal-hal ini telahditampung dalam ketentuan Kitab Undang-undang Hukum Pidana.
Pasal 12
Cukup jelas.
Pasal13
Cukup jelas.
(TermasukLembaran-Negara Republik Indonesia tahun 1971 No. 32)
Konsep dan Pengertian Arsip Aktif
KONSEP
Arsip Aktif menurut International Council On Archives / ICA (1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi.
Arsip Aktif menurut Association Of Records Managers and Administrator / ARM (1984) adalah Arsip yang secara tetap (regulary) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi “saat ini”.
Kesimpulan
Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip aktif mengandung unsur-unsur sebagai berikut :
Arsip dalam suatu organisasi menurut Betty R. Ricks (1992) terdiri dari kurang lebih :
Dalam merancang sistem manajemen arsip aktif ada sejumlah keputusan yang harus diambil :
Arsip Aktif menurut International Council On Archives / ICA (1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi.
Arsip Aktif menurut Association Of Records Managers and Administrator / ARM (1984) adalah Arsip yang secara tetap (regulary) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi “saat ini”.
Kesimpulan
Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip aktif mengandung unsur-unsur sebagai berikut :
- Informasi yang terekam berkaitan dengna kegiatan organisasi.
- Sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi.
- Disimpan dan dikelola oleh unit asal (unit kerja pencipta arsip).
Arsip dalam suatu organisasi menurut Betty R. Ricks (1992) terdiri dari kurang lebih :
- 25% termasuk arsip aktif.
- 10% termasuk kategori simpan permanen artinya tidak boleh dimusnahkan.
- 30% termasuk kategori arsip inaktif yang harus disimpan dipusat arsip (records center).
- 35% termasuk kategori arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi dan harus dimusnahkan.
Dalam merancang sistem manajemen arsip aktif ada sejumlah keputusan yang harus diambil :
- Dalam mengelola arsip aktif apakah lokasi, pengendaliannya secara terpusat (sentral) atau desentral.
- Metode klasifikasi dan indeks yang digunakan.
- Prosedur penataan arsip.
- Perlengkapan dan peralatan yang digunakan.
Aktif
,
Arsip
,
Konsep
,
Pengertian
Pengertian Sistem Informasi
Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah :
Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.
Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa sistem Informasi adalah :
Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur- prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.
Menurut John F.Nash dan Martil B.Robert (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa ;
Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang,fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan
pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi pentingm, memproses tipe transaksi rutin
tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal.
Dari ketiga pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan. Selain itu pengertian sistem informasi menurut Rommey
(1997:16) yang dialihbahasakan oleh Krismiaji (2002; 12) adalah sebagai berikut ;
Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulakn, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Gambar Proses Data Menjadi Informasi Sumber Azhar Susanto (2003:7)
Tujuan Sistem Informasi :
Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.
Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa sistem Informasi adalah :
Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur- prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.
Menurut John F.Nash dan Martil B.Robert (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa ;
Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang,fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan
pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi pentingm, memproses tipe transaksi rutin
tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal.
Dari ketiga pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan. Selain itu pengertian sistem informasi menurut Rommey
(1997:16) yang dialihbahasakan oleh Krismiaji (2002; 12) adalah sebagai berikut ;
Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulakn, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Gambar Proses Data Menjadi Informasi Sumber Azhar Susanto (2003:7)
Tujuan Sistem Informasi :
- Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen
- Membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari
- Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan.
PENGANTAR KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI
Arsip berasal dari kata Archeion ( Bahasa Yunani ) dan Archivum ( Bahasa Latin ) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan dikantor tersebut, yang semula diterapkan pada records / rekaman pemerintah ( arsip )
Sumber : Materi Pokok Pengantar Kearsipan ; 1 – 6, PUST 2252 / 2 sks / Sulistyo-Basuki .- - Jakarta : Universitas Terbuka, Depdikbud,1996
Dalam Bahasa Inggris Arsip disebut Archives, yang memiliki makna : Public records ; the place where public records and document are stored. ( Webster’s World University Dictionary / C. Ralph Taylor .- - Washington,D.C : Publisher Company, INC, 1965
Sedangkan dalam Bahasa Belanda Arsip disebut Archief, yang berarti kumpulan tersusun daripada bahan berupa tulisan tangan, piagam, daftar, surat, dll, yang berhubungan dengan sejarah / perkembangan suatu negara, daerah / kota, lembaga, perhimpunan / keluarga.
Sumber : Ensiklopedi Umum / Prof. Mr.A.G Prianggodigdo & Hasan Shadaly .- - Yogyakarta : Kanisius, 1973
Sumber : Ensiklopedi Umum / Prof. Mr.A.G Prianggodigdo & Hasan Shadaly .- - Yogyakarta : Kanisius, 1973
Menurut Ensiklopedi Administrasi, terdapat dua pengertian Arsip, yaitu : Pertama, Suatu instansi tempat menyimpan warkat – warkat dari suatu organisasi secara tertib. Kedua, Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan / badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan. ( Ensiklopedi Administrasi / Drs. Theliang Gie,dkk.- - Jakarta : CV Haji Masagung, 1989 )
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip diartikan sebagai dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. ( KBBI / Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa .- - Jakarta : Balai Pustaka, 1988 )
Pengertian Arsip lainnya menurut Buku Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI ialah :
1. Naskah – naskah yang diterima oleh lembaga – lembaga negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Pengertian Arsip lainnya menurut Buku Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI ialah :
1. Naskah – naskah yang diterima oleh lembaga – lembaga negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
( Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI / Drs.A.W. Widjaja .- - Jakarta : Rajawali Press, 1990 )
Berdasarkan dua pengertian diatas Drs. Zulkifli Amsyah,MLS mengatakan bahwa arsip yang disebutkan diatas dibedakan menurut fungsinya, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis.
Dimana Arsip Dinamis ialah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip Dimanis dalam Bahasa Inggris disebut record.
Dimana Arsip Dinamis ialah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip Dimanis dalam Bahasa Inggris disebut record.
Sedangkan Arsip Statis adalah arsip yang disimpan di Arsip Nasional ( ARNAS ) yang berasal dari arsip ( dimanis ) dari berbagai kantor. Arsip statis dalam Bahasa Inggris disebut archieve.
Langganan:
Postingan
(
Atom
)
