Konsep dan Pengertian Arsip Aktif

Maret 13, 2011 , , ,
KONSEP

Arsip Aktif  menurut International Council On Archives / ICA (1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi.
Arsip Aktif menurut Association Of Records Managers and Administrator / ARM (1984) adalah Arsip yang secara tetap (regulary) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi “saat ini”.

Kesimpulan
Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip aktif mengandung unsur-unsur sebagai berikut :
  • Informasi yang terekam berkaitan dengna kegiatan organisasi.
  • Sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi.
  • Disimpan dan dikelola oleh unit asal (unit kerja pencipta arsip).
Karena arsip aktif merupakan bagian / unsur penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan, mendukung proses pengambilan keputusan, maka arsip aktif harus selalu siap sedia saat diperlukan, dengan demikian hal yang terpenting dalam hal ini adalah : kecepatan, ketepatan penemuan kembali (retrieval) arsip saat diperlukan.


Arsip dalam suatu organisasi menurut Betty R. Ricks (1992) terdiri dari kurang lebih :

  • 25% termasuk arsip aktif.
  • 10% termasuk kategori simpan permanen artinya tidak boleh dimusnahkan.
  • 30% termasuk kategori arsip inaktif yang harus disimpan dipusat arsip (records center).
  • 35% termasuk kategori arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi dan harus dimusnahkan.

     Dalam merancang sistem manajemen arsip aktif ada sejumlah keputusan yang harus diambil :

  • Dalam mengelola arsip aktif apakah lokasi, pengendaliannya secara terpusat (sentral) atau desentral.
  • Metode klasifikasi dan indeks yang digunakan.
  • Prosedur penataan arsip.
  • Perlengkapan dan peralatan yang digunakan.

Subscribe